L’atto di notorietà e la dichiarazione sostitutiva (DSAN)
Questo è un punto sul quale molti cittadini hanno le idee un po’ confuse e banche ed uffici postali non aiutano a chiarire, dato che sono i primi a chiedere un “atto di notorietà”.
L’atto notorio o di notorietà è competenza esclusiva del notaio: poiché non è sempre facile ricostruire una situazione, si affida al cittadino stesso l’onere di dichiarare qualcosa di cui è a conoscenza, attraverso una dichiarazione che sostituisce l’atto notorio.
Una Dichiarazione Sostitutiva dell’atto di Notorietà appunto (DSAN).
LE DSAN possono riguardare:
- Situazioni, fatti, qualità personali, a diretta conoscenza del cittadino e che non sono comprese nell’elenco delle autocertificazioni. Per esempio in caso di successione a seguito di decesso, un erede può dichiarare gli eredi legittimi (anche in caso di testamento), con dichiarazione sostitutiva di atto notorio. Chi sottoscrive la dichiarazione deve elencare i dati (cognome, nome, data e luogo di nascita, residenza e grado di parentela con il defunto) di tutti gli eredi, incluso il dichiarante se erede.
- Atti di delega al compimento di una attività materiale quale: ritiro o consegna di documenti tra organi della pubblica amministrazione, riscossione pensione o compensi economici.
- Dichiarazioni di impegno previste da bandi per la partecipazione di concorsi (dichiarazione di conoscenza delle disposizioni che regolano lo specifico procedimento).
La conformità di una copia all'originale.
Si possono dichiarare anche dati riguardanti terze persone, di cui si è a conoscenza.
Possono utilizzare la dichiarazione sostitutiva dell’atto notorio:
- cittadini italiani
- cittadini dell’Unione Europea
- cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia, limitatamente ai dati verificabili o certificabili in Italia da soggetti pubblici
- cittadini extracomunitari in procedimenti relativi a materie per cui esiste una convenzione fra il loro Paese d’origine e l’Italia, fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione dello straniero.
Non si possono auto dichiarare:
- Dichiarazioni future;
- Dichiarazioni d’impegno;
- Accettazioni o rinunce d’incarico;
- Procure;
- Scritture private;
- Dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile
Un'importate eccezione è prevista (D.L. n.202/2024 art.21) per la documentazione che è possibile presentare nelle procedure relative al rilascio dei permessi di soggiorno, per i quali è esclusa la possibilità di avvalersi sia dell'autocertificazione che delle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà (artt. 46 e 47 del D.P.R. n.445/2000).
Le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà rivolte alle Pubbliche Amministrazioni devono:
- essere firmate davanti all’impiegato addetto a ricevere la documentazione OPPURE
- essere consegnate/spedite con fotocopia di un documento d’identità valido del dichiarante
Le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà rivolte ai soggetti privati che le accettano:
devono avere, se indicato da chi li richiede, la firma autenticata. Pertanto, è necessario rivolgersi agli Uffici Comunali con un documento d’identità valido e apporre la firma davanti all'incaricato comunale.
Il soggetto privato che riceve la dichiarazione sostitutiva, può chiederne il controllo alla Pubblica Amministrazione competente per il rilascio della relativa certificazione.
Casi particolari
Le dichiarazioni da parte dei cittadini stranieri
Abbiamo detto in precedenza che le dichiarazioni sostitutive possono essere fatte anche dai cittadini stranieri, ma vediamo con quali caratteristiche e/o limiti.
Le dichiarazioni dei cittadini dell'Unione Europea
Il D.P.R. n.445/2000 all'art. 3 c. 1, prevede che “Le disposizioni del presente testo unico si applicano ai cittadini italiani e dell'Unione europea, alle persone giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche amministrazioni e agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei Paesi dell'Unione europea”.
Pertanto non vi può essere alcuna differenza o limitazione tra dichiarazioni fatte da cittadini italiani o da cittadini dell'U.E., in quanto il legislatore ritiene che lo scambio di informazioni all’interno delle Pubbliche Amministrazioni non debba essere limitato al territorio nazionale, ma si estenda a tutti i Paesi dell’Unione.
Per un principio di leale collaborazione, sia perché previsto dall’art. 43 c. 1 del D.P.R. n. 445/2000, il cittadino comunitario dovrà collaborare, dando le indicazioni riguardo all’Ente dove poter chiedere documentazione integrativa o verificare le dichiarazioni.
Notiamo che la disposizione non solo si applica tanto ai cittadini UE quanto agli italiani, ma neppure pretende che siano residenti in Italia: sia le persone fisiche che giuridiche devono essere residenti nell’Unione.
I cittadini stranieri extra U.E.
L’art. 3. c. 2 del D.P.R. n. 445/2000, che stabilisce: “I cittadini di Stati non appartenenti all’Unione regolarmente soggiornanti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte
di soggetti pubblici italiani.”
I cittadini extra UE possono dunque presentare dichiarazioni sostitutive solo se riferite a fatti e situazioni certificabili (verificabili) in Italia (e non nell’intera Unione): se un cittadino cinese dichiara di essersi sposato a Milano è accettabile, se dichiara che si è sposato a Pechino, invece no.
Ci sono poi casi particolari, ovvero quelli previsti dal successivo c. 3, che prevede eccezioni per convenzioni tra Stati: “Al di fuori dei casi previsti al comma 2, i cittadini di Stati non appartenenti all’Unione autorizzati a soggiornare nel territorio dello Stato possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 nei casi in cui la produzione delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni internazionali fra l’Italia ed il Paese di provenienza del dichiarante”, ma questi dovranno essere verificati volta per volta.
