Spese in Economia in Adesione delle Norme di cui al DPR 384/01

- Adottato con delibera G.C. n. 3 del 10.01.2003 ad oggetto: “Approvazione regolamento per le spese in economia in adesione delle norme di cui al DPR 384/01”, esecutiva a sensi di legge. Entrato in vigore il 04.02.2003

Indice

Art. 1 Oggetto del regolamento
Art. 2 Lavori in Economia
Art. 3 Modalità di esecuzione dei lavori in economia
Art. 4 Limiti di applicazione
Art. 5 Forniture in economia
Art. 6 Servizi in economia
Art. 7 Divieto di frazionamento
Art. 8 Responsabili del procedimento
Art. 9 Gestione dell’esecuzione in economia
Art. 10 Contenuti della richiesta di avvio del procedimento in economia
Art. 11 Modalità di affidamento
Art. 12 Lavori e servizi in economia mediante amministrazione diretta
Art. 13 Interventi in economia mediante cottimo
Art. 14 Definizione spese di rappresentanza
Art. 15 Autorizzazione alle spese di rappresentanza
Art. 16 Forniture e servizi complementari
Art. 17 Casi particolari
Art. 18 Verifica della prestazione
Art. 19 Contratti
Art. 20 Pagamenti
Art. 21 Fatturazione
Art. 22 Penali
Art. 23 Entrata in vigore ed abrogazione

Art. 1 - Oggetto del regolamento

1. Il presente regolamento disciplina le modalità, i limiti e le procedure da seguire per l'esecuzione in economia di forniture e servizi presso Enti locali, in adesione alle norme di cui al D.P.R. 20-8-2001, n. 384 entro i limiti riportati negli articoli seguenti.

Art. 2 - Lavori in economia

1. In materia di esecuzione di opere pubbliche, si applicheranno le disposizioni in materia di "lavori in economia" di cui alla L. 109/94 e successive modifiche ed integrazioni e al D.P.R. 554/99.

Art. 3 - Modalità di esecuzione dei lavori in economia

1. L’esecuzione in economia di servizi o forniture può avvenire:

• in amministrazione diretta;
• per cottimo fiduciario.

2. Sono in amministrazione diretta i servizi o le forniture per i quali non occorre l’intervento di alcun imprenditore. Essi sono eseguiti a cura del responsabile del procedimento di cui al successivo art. 7 mediante personale comunale o eventualmente assunto appositamente. Allo scopo sono impiegati materiali, mezzi e quanto altro occorra in proprietà dell’Ente o in uso.

Art. 4 - Limiti di applicazione

Le procedure in economia per l’acquisizione di beni e servizi previste nel presente Regolamento, sono consentiti sino al limite di importo pari a Euro 50.000 IVA esclusa.
Oltre tale importo si dovrà procedere con le ordinarie procedure di acquisto di beni e servizi applicando le relative disposizioni nazionali (ved. D.P.R.18 Aprile 1994 n.573) e/o comunitarie (ved. D.lgs 358/92 e D.lgs 175/95).
Sono, inoltre, esclusi dalle norme del presente regolamento, le forniture di beni e servizi per i quali l’Ente aderisca al sistema convenzionale previste dall’art.26 Legge 488/99 e successive modifiche.
L’importo di cui al comma 1 del presente articolo può essere modificato e/o adeguato annualmente, in sede di approvazione del bilancio di previsione e qualora se ne ravvisi la necessità.

Art. 5 - Forniture in economia

1. A titolo esemplificativo rientrano nel presente regolamento le seguenti forniture di beni:

1. assunzioni in locazione di locali a breve termine con attrezzature di funzionamento, eventualmente già installate, per l’espletamento di concorsi indetti dai competenti uffici e per l’organizzazione di convegni, congressi, conferenze, riunioni od altre manifestazioni culturali e scientifiche, nell’interesse dell’amministrazione, quando non vi siano disponibili, sufficienti, ovvero idonei locali;
2. partecipazione a convegni, congressi, conferenze, riunioni, mostre ed altre manifestazioni culturali e scientifiche nell’interesse dell’amministrazione;
3. divulgazione di bandi di concorso a mezzo stampa o altri mezzi d’informazione;
4. acquisto di libri, riviste, giornali e pubblicazione di vario genere ed abbonamenti a periodici e ad agenzie di informazione;
5. lavori di stampa, tipografia, litografia e rilegatura;
6. acquisto e manutenzione ordinaria, noleggio ed esercizio dei mezzi di trasporto per gli uffici e i servizi dell’amministrazione comunale;
7. spese postali, telefoniche e telegrafiche;
8. acquisto di materiali, attrezzature ed oggetti necessari per l’esecuzione di lavoro e servizi in amministrazione diretta;
9. spese per l’effettuazione di indagini, studi, rilevazioni, pubblicazioni sostenute per la presentazione e la diffusione dei bilanci e delle relazioni programmatiche dell’amministra-zione;
10. spese per l’attuazione di corsi di preparazione, formazione e perfezionamento del personale, partecipazione alle spese per corsi indetti da enti, istituti e amministrazioni varie;
11. anticipazioni di spese che non potrebbero essere rinviate senza arrecare un danno al comune (art.141 R.D. 827/24);
12. provviste combustibili per riscaldamento e rifornimenti carburanti per tutti gli automezzi comunali;
13. provvista vestiario ai dipendenti;
14. provvista generi alimentari per le mense scolastiche;
15. polizze di assicurazione e pagamento delle tasse di immatricolazione e circolazione;
16. spese di rappresentanza come definite dal successivo art.14;
17. acquisto di mobili d’ufficio;
18. acquisto di materiale di cancelleria e di valori bollati;
19. acquisto, manutenzione riparazione di attrezzatura antincendio;
20. spese per la pulizia, derattizzazione, disinquinamento e disinfestazione delle infrastrutture e dei mezzi, spese per l’illuminazione e la climatizzazione di locali, spese per la fornitura di acqua, gas e di energia elettrica, anche mediante l’acquisto di macchine, e relative spese di allacciamento;
21. acquisto materiale informatico compreso il software.

2. L'elencazione di cui al comma 1, ha carattere meramente esemplificativo e vi rientrano, comunque, ogni altra spesa necessaria per il normale funzionamento degli uffici e dei servizi comunali.

Art. 6 - Servizi in economia

1. Rientrano nel presente regolamento, a titolo esemplificativo, i seguenti servizi:

1. prestazioni indispensabili per assicurare la continuità dei servizi d’istituto, la cui interruzione comporti danni all’amministrazione o pregiudizi all’efficienza dei servizi medesimi;
2. servizi di qualsiasi natura per i quali siano stati esperiti infruttuosamente i pubblici incanti o le licitazioni o le trattative private e non possa esserne differita l’esecuzione;
3. prestazioni quando sia stabilito che debbano essere eseguiti in danno all’appaltatore, nei casi di risoluzione del contratto o per assicurarne l’esecuzione nel tempo previsto;
4. servizi necessari per la corretta gestione dei servizi produttivi, nonché dei servizi pubblici a domanda individuale, comprese le eventuali refezioni o mense;
5. manutenzione e riparazione dei mobili, macchine e attrezzi di proprietà comunale;
6. spese per trasporti, spedizioni e noli, imballaggio, facchinaggio, immagazzinamento ed attrezzature speciali per il carico e lo scarico dei materiali;
7. spese per onoranze funebri;
8. riparazioni, anche con acquisto di pezzi di ricambio ed accessori;
9. spese per accertamenti sanitari nei confronti del personale in servizio;
10. acquisto, noleggio, installazione, gestione e manutenzione degli impianti di riproduzione, telefonici, telegrafici, radiotelefonici, radiotelegrafici elettronici, meccanografici, televisivi, di amplificazione e diffusione sonora e per elaborazione dati;
11. noleggio di macchine da stampa, da riproduzione grafica, da scrivere, da calcolo, da microfilmatura di sistemi di scrittura, di apparecchi fotoriproduttori;
12. spese di traduzione e copia interpretariato nei casi in cui l’amministrazione non possa provvedervi con proprio personale da liquidare, in ogni caso, dietro presentazione di fattura;
13. recupero e trasporto di materiali di proprietà comunale e loro sistemazione nei magazzini comunali.

2. L'elencazione di cui al comma 1, ha carattere meramente esemplificativo e vi rientrano, comunque, ogni altra spesa necessaria per il normale funzionamento degli uffici e dei servizi comunali.

Art. 7 - Divieto di frazionamento

1. È vietato l’artificioso frazionamento degli acquisti di beni e servizi in economia allo scopo di sottoporli alla disciplina di cui al presente regolamento

Art. 8 - Responsabili del procedimento

I responsabili delle procedure di spesa oggetto del presente regolamento sono:

• Il Responsabile del servizio provveditorato - Economato per quelle di carattere generale che riguardano più settori dell’Ente;
• Il Responsabile del servizio LL.PP. per quelle riferite in modo particolare alla manutenzione di beni pubblici;
• Gli altri Responsabili di Settore e/o Servizio quelli specifici del proprio servizio o settore secondo le disponibilità loro attribuite dal PEG.

Il Servizio Provveditorato deve comunque garantire la propria collaborazione, se richiesta.
Per l'acquisizione di beni e di servizi, il responsabile del procedimento si avvale di rilevazioni di prezzi di mercato effettuate da Amministrazioni o Enti a ciò preposti, ai fini dell'orientamento e della valutazione del confronto dei prezzi offerti.

Art. 9 - Gestione dell’esecuzione in economia

1. Nessun intervento in economia può essere eseguito direttamente da strutture diverse da quelle indicate dall’art. 8.
2. Qualora si presenti la necessità di disporre l’esecuzione in economia, da soggetto diverso dal responsabile del servizio interessato il relativo procedimento viene avviato con la semplice comunicazione, da parte del responsabile del servizio interessato all’intervento, al responsabile del procedimento come individuato all’art.8.
3. La comunicazione di cui al comma 2 deve contenere gli elementi indicati al successivo art.10.

Art. 10 - Contenuti della richiesta di avvio del procedimento in economia

1. La comunicazione di cui all’art.9, comma 2, deve contenere:

1. l’esatta indicazione delle provviste o dei servizi che si intendono acquisire;
2. le cause che hanno determinato la necessità dell’intervento;
3. l’importo presunto della spesa;
4. le caratteristiche tecniche delle provviste o dei servizi.

2. Il responsabile del procedimento, ricevute le comunicazioni o quando d’ufficio ritenga di dare corso al procedimento, predispone gli atti necessari da sottoporre all’approvazione del dirigente del suo settore, mediante emanazione di propria determinazione, con la quale viene prenotato l’impegno di spesa sui competenti interventi/capitoli del bilancio. In particolare il responsabile predispone una relazione nella quale, oltre agli elementi indicati nel comma 1:

1. attesta che il procedimento rientra nelle fattispecie previste dal presente regolamento;
2. indica la forma di esecuzione degli interventi, se cioè gli stessi si eseguiranno in amministrazione diretta o a cottimo;
3. specifica la causa per la quale gli interventi devono aver luogo;
4. indica l’intervento/il capitolo di bilancio sul quale imputare la spesa.

3. Le determinazioni del dirigente sono disciplinate dal regolamento di contabilità. Con la determinazione il dirigente indica anche le modalità di affidamento in economia, così come disciplinato dal presente articolo.
4. Di norma, l’inizio del procedimento non può aver luogo se non dopo che le determinazioni dirigenziali siano divenute esecutive.

Art. 11 - Modalità di affidamento

1. La modalità di affidamento degli interventi avviene come segue:

• fino a 5.000 EURO, IVA esclusa, mediante ricerca informale e/o trattativa diretta, previa attestazione della congruità dei prezzi praticati rilasciata dal responsabile del procedimento;
• da 5.001 a 20.000 EURO mediante cottimo fiduciario preceduto da gara informale da esperirsi richiedendo almeno 3 offerte a ditta di fiducia;
• oltre 20.000 e fino a 50.000 EURO, IVA esclusa, mediante cottimo fiduciario preceduto da gara informale da esperirsi richiedendo, nel rispetto dei principi di trasparenza e concorrenza, almeno cinque offerte a ditte di fiducia che negozierà poi il contratto con l’impresa che ha offerto le condizioni più vantaggiose.

2. A parità di requisiti tecnici, la scelta delle ditte alle quali richiedere i preventivi di cui al comma 1 deve avvenire secondo il criterio della rotazione.
3. Si prescinde dalla richiesta di una pluralità di preventivi nel caso in cui la fornitura di beni o servizi riguardi particolari prodotti di nota specialità in relazione alle caratteristiche tecniche e di mercato.
4. Per gli interventi inferiori a 5.000 EURO, IVA esclusa, l’ordinazione è effettuata anche in via informale mediante lettera di ordinazione o buoni d’ordine delle provviste e dei servizi. In tal caso il preventivo offerta inviato dalla ditta contraente deve contenere i seguenti elementi:

1. la natura dell’intervento conferito;
2. l’elenco dei prezzi unitari per i lavori e l’importo di quelli a corpo;
3. le modalità di pagamento;
4. i tempi di consegna dei lavori o delle forniture.

5. Nel caso di gara informale la richiesta alle ditte dei preventivi offerta, effettuata mediante lettera o altro atto (telegramma, telefax, ecc.) deve contenere:

1. l’indicazione delle provviste e dei servizi (oggetto della prestazione);
2. le modalità di scelta del contraente;
3. le caratteristiche tecniche;
4. le modalità di esecuzione;
5. i prezzi;
6. le modalità di pagamento;
7. l’informazione circa l’obbligo dell’assuntore di uniformarsi alle norme legislative e regolamenti vigenti, nonché la facoltà, per l’Amministrazione, di provvedere all’esecuzione a rischio e pericolo del cottimista e di rescindere l’obbligazione mediante semplice denuncia, nei casi in cui il suddetto cottimista venga meno ai patti concordati, ovvero, alle norme legislative e regolamenti vigenti. Alla lettera di invito può essere allegato un capitolo o un disciplinare tecnico per meglio specificare la natura e le modalità di acquisto. In detto documento, se ritenuto opportuno, può essere indicato anche il ricorso alla verifica dell’offerta anomalamente bassa come previsto dagli art.19 D.lgs 358/92 e art.25 D.lgs 157/95.

6. Qualora non sia possibile predeterminare con sufficiente approssimazione la quantità degli interventi da ordinare nel corso di un determinato periodo di tempo, non superiore comunque all’anno finanziario, possono richiedersi preventivi di spesa od offerte di prezzi validi per il periodo di tempo previsto, procedendo poi a singole ordinazioni, man mano che il fabbisogno si verifica, rivolte alla persona o impresa che ha presentato il preventivo più conveniente.
7. Per l’individuazione delle migliori offerte può seguirsi sia il sistema del prezzo più basso che quello dell’offerta economicamente più vantaggiosa. In quest’ultimo caso, la richiesta di preventivo deve indicare anche i criteri di preferenza.
Per i beni e servizi previsti dalle convenzioni stipulate da CONSIP S.p.A., o analoga istituzione, ai sensi dell’art.26 della L. 23 Dicembre 1999 n.488 e successive modifiche e integrazioni, sono assunti a base d’asta al ribasso i prezzi di cui alle citate convenzioni.
8. I preventivi pervenuti sono raccolti agli atti della relativa pratica.

Art. 12 - Lavori e servizi in economia mediante amministrazione diretta

1. Quando le forniture o i servizi vengono eseguiti con il sistema dell’amministrazione diretta, il responsabile del procedimento provvede all’acquisto del materiale ed ai mezzi d’opera necessari, nonché all’eventuale noleggio dei mezzi di trasporto occorrenti
2. I materiali, attrezzi impiegati, mezzi d’opera e di trasporto necessari sono forniti con le modalità indicate ai successivi articoli.
3. Sono sempre esclusi dalla forma di amministrazione diretta tutte le forniture ed i servizi per i quali:

1. l'esatta individuazione della necessità non sia stata eseguita a cura dell’ufficio comunale;
2. non siano disponibili le attrezzature ed assicurata una organizzazione adeguata.

4. Di quanto prescritto al comma precedente deve essere dato atto nella determinazione di cui al precedente art.10.
5. Per quanto riguarda le modalità di stipula del contratto di fornitura si seguono le disposizioni dell’art. 13, commi 1 e 2.

Art. 13 - Interventi in economia mediante cottimo

1. L’affidamento degli interventi con il sistema del cottimo avviene mediante stipula di apposito contratto di cottimo; per gli interventi inferiori a 20.000 EURO, IVA esclusa, il predetto atto si perfeziona con l’invio da parte dell’ordine del committente.
2. Nel contratto di cui al comma 1 per interventi superiori a Euro 20.000 interviene il dirigente competente, che ne assume personalmente la responsabilità, e la ditta contraente. Esso deve contenere i seguenti elementi:

1. l’elenco delle provviste e dei servizi;
2. i prezzi unitari e quelli a corpo;
3. le condizioni di esecuzione;
4. il termine di ultimazione dei lavori;
5. le modalità di pagamento;
6. le penalità in caso di ritardo e il diritto della stazione appaltante di risolvere in danno il contratto, mediante semplice denuncia, per inadempimento del cottimista.

La registrazione del contratto sarà fatta solo in caso d’uso con spese a carico della parte che la richiede.
3. La procedura oggetto del presente articolo esclude ogni possibilità di revisione di prezzi.

Art. 14 - Definizione spese di rappresentanza

1. Allo scopo di perseguire nell’ambito dei propri fini istituzionali un’adeguata proiezione all’esterno della propria immagine, di mantenere ed accrescere il proprio prestigio, di valorizzare il ruolo di rappresentanza per far conoscere, apprezzare e seguire la propria attività, il Comune assume a carico del bilancio comunale oneri derivanti da obblighi di relazione e da doveri di ospitalità, specie in occasione di:

1. Visite di personalità o delegazioni, italiane o straniere;
2. Incontri di lavoro degli Amministratori fuori sede;
3. Manifestazioni o iniziative, in cui il Comune risulti fra gli Enti organizzatori;
4. Apertura delle unità funzionali periferiche, inaugurazioni di opere pubbliche (immobili strumentali);
5. Cerimonie e ricorrenze;

2. Sono da considerarsi spese di rappresentanza ammissibili anche quelle sostenute per:

1. Alloggio in albergo;
2. Colazioni, ricevimenti o rinfreschi;
3. Imbandieramenti, illuminazioni, addobbi floreali;
4. Noleggio di materiali audiovisivi, servizi fotografici, servizi di stampa e di relazioni pubbliche;
5. Acquisto, consegna o invio di omaggi (decorazioni, medaglie, targhe, coppe, foto-riproduzioni, diplomi, fiori, volumi, produzioni artistiche ed oggetti simbolici, presenti vari);
6. Stampa di manifesti, inviti e materiale pubblicitario in genere;
7. Affissione di manifesti;
8. Inserzioni su quotidiani;
9. Onoranze funebri in occasione della morte di personalità esterne all’Ente, di componenti degli Organi Collegiali o di dipendenti dell’Ente stesso.

3. Le spese di cui al presente articolo, ad eccezione di quelle di cui al precedente comma 3, sono poste a carico dell’apposito capitolo del P.E.G. del Servizio Provveditorato-Economato.

Art. 15 - Autorizzazione alle spese di rappresentanza

1. Le singole spese di rappresentanza sono autorizzate dal Sindaco ed impegnate e liquidate dal Servizio Economato entro il limite della somma a ciò destinata ed assegnata nel P.E.G. di riferimento.
2. Le spese di rappresentanza, per motivate esigenze organizzative, possono essere anticipate con la Cassa Economale. In questo caso l’addetto alla Cassa Economale ne richiederà il rimborso con il rendiconto periodico.

Art. 16 - Forniture e servizi complementari

1. Qualora nel corso del cottimo fiduciario si verifichino cause impreviste ed imprevedibili che richiedano prestazioni aggiuntive il Responsabile del Servizio può far eseguire alla Ditta appaltatrice fornitrice e servizi complementari nel limite 20% ( venti per cento ) dell’importo di aggiudicazione come previsto dalle normative civili in materia.

Art. 17 - Casi particolari

1. Il ricorso al sistema di spese in economia, nei limiti di importo di cui all'articolo 4, è altresì consentito nelle seguenti ipotesi:

1. risoluzione di un precedente rapporto contrattuale, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per assicurare la prestazione le termine previsto dal contratto;
2. completamento delle prestazioni non previste dal contratto in corso, qualora non sia possibile imporne l'esecuzione nell'ambito dell'oggetto principale del contratto medesimo;
3. acquisizioni di beni o servizi nella misura strettamente necessaria, nel caso di contratti scaduti, nelle more di svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente;
4. eventi oggettivamente imprevedibili ed urgenti, al fine di scongiurare situazioni di pericolo a persone, animali o cose, nonché a danno dell'igiene e salute pubblica o del patrimonio storico, artistico e culturale.

Art. 18 - Verifica della prestazione

1. I beni e servizi sono soggetti rispettivamente a collaudo o attestazione di regolare esecuzione entro venti giorni dall'acquisizione. Tali verifiche non sono necessarie per le spese di importo inferiore a 20.000 EURO, con esclusione dell'IVA.
2. Il collaudo è eseguito da impiegati nominati dal dirigente competente.
3. Il collaudo non può essere effettuato da impiegati che abbiano partecipato al procedimento di acquisizione dei beni e servizi.

Art. 19 - Contratti

Il contratto per l’acquisto dei beni e servizi nella forma del cottimo fiduciario deve essere sottoscritto dalla ditta appaltatrice a richiesta dell’Ente.
I contratti di cui al presente regolamento fino all’importo di Euro 20.000 possono stipularsi nella forma indicata dall’art.17 del R.D. 18.11.1923 n. 2440. I contratti eccedenti tale importo verranno stipulati, di norma, per mezzo di scrittura privata, firmata dal dirigente o da Responsabile del servizio e registrati in caso d’uso.
In tali atti devono essere riportati i principali contenuti della lettera d’invito e/o del capitolato, e/o disciplinare tecnico.
Tutte le spese di contratto (bolli, registrazione, copie, ecc.,.) sono a carico della Ditta aggiudicatrice. E’ a carico dell’Ente la sola I.V.A.

Art. 20 - Pagamenti

1. Il responsabile del procedimento, provvede con atto di liquidazione al pagamento di rate di acconto o del saldo delle prestazioni ai rispettivi creditori
2. Il pagamento non può essere effettuato prima della verifica della prestazione.
3. Il pagamento è disposto entro 30 (trenta) giorni dalla data del collaudo o dell'attestazione di regolare esecuzione, ovvero, se successiva, dalla data di presentazione delle fatture.
4. Le forniture e i servizi di importo inferiore a Euro 5.000 possono essere liquidate anche con provvedimento cumulativo con riferimento alle determinazioni di impegno.

Art. 21 - Fatturazione

1. La liquidazione della fornitura o del servizio avviene dietro presentazione di regolare nota o fattura emessa nei modi e nei termini di legge.
2. I documenti di cui al precedente comma devono riportare il numero dell’atto di ordinazione e devono pervenire unicamente al protocollo generale del comune.
3. L’ufficio protocollo fatture, ricevuta dal protocollo generale la nota o la fattura, ne verifica la regolarità fiscale, dopo di che trasmette copia del documento al responsabile del procedimento per la verifica della rispondenza all’ordine.
4. Detta verifica deve avvenire di norma entro venti giorni dalla trasmissione al responsabile competente.

Art. 22 - Penali

1. In caso di ritardi, imputabile all’impresa incaricata della esecuzione degli interventi, si applicano le penali stabilite nel contratto di cottimo.
In siffatto caso il dirigente, dopo formale ingiunzione a mezzo lettera raccomandata con avviso di ricevimento rimasta senza effetto, ha facoltà di disporre l’esecuzione in economia, di tutto o parte della fornitura o del servizio, a spese dell’impresa medesima, salvo, in ogni caso, il risarcimento del danno derivante dal ritardo.

Art. 23 - Entrata in vigore e abrogazioni

1. Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo all’intervenuta esecutività della deliberazione di approvazione.
2. Dalla data di entrata in vigore del presente regolamento si intendono abrogati gli articoli del vigente regolamento dei contratti, adottato con deliberazione C.P. n. 47 del 10.06.96 e successivamente modificato con delib. C.C. n. 38 del 30,10.96, disciplinanti le spese in economia , nonché tutte le disposizioni incompatibili con esso.